Personvernerklæring for Bjerke Eiendom
Ditt personvern er viktig for Bjerke Eiendom AS (Bjerke Eiendom) og vi er opptatt av å verne om personopplysningenes integritet, tilgjengelighet og konfidensialitet. All behandling av personopplysninger i Bjerke Eiendom skal derfor følge det til enhver tid gjeldende personvernregelverket, herunder personopplysningsloven og EUs personvernforordning (GDPR).
Denne personvernerklæringen inneholder informasjon om hvordan Bjerke Eiendom håndterer dine personopplysninger, herunder hvilke personopplysninger som samles inn, hvordan opplysningene samles inn og hvilke rettigheter du har dersom personopplysninger om deg er registrert hos oss.
Behandlingsansvarlig
Bjerke Eiendom, org.nr. 918 563 210, er behandlingsansvarlig for enhver behandling av personopplysninger som beskrevet i denne personvernerklæringen.
Daglig leder i Bjerke Eiendom er hovedansvarlig for behandlingen av personopplysningene som utføres av Bjerke Eiendom. Ansvaret for den daglige oppfølgningen av vår etterlevelse av personvernregelverket er delegert til personvernkoordinator.
Dersom du har spørsmål knyttet til vår behandling av personopplysninger, kan du kontakte oss på post@bjerke-eiendom.no.
Vår behandling av personopplysninger
Bjerke Eiendom behandler personopplysninger til følgende hovedformål:
Vi behandler personopplysningene om våre ansatte i forbindelse med personaladministrasjon, herunder for administrasjon av ferie og fravær, lønnskjøring og utleggsrefusjon, utlevering av opplysninger til forsikrings- og pensjonsselskap og for å oppfylle våre rettslige plikter som arbeidsgiver. Personopplysningene som behandles er blant annet navn, personnummer, kontaktinformasjon, notater fra medarbeidersamtaler, CV og søknader, lønnsinformasjon, skatteinformasjon, kontonummer og arbeidstid. Det rettslige grunnlaget for denne behandlingen er at det er nødvendig for å oppfylle ansettelsesavtalen, nødvendig for å oppfylle en rettslig plikt vi er underlagt eller fordi vi har en berettiget interesse i å følge opp våre ansatte på en god måte.
Vi behandler personopplysninger om våre ansatte og innleide i forbindelse med drift av IT-systemer. Personopplysningene som samles inn er navn, e-post og logger hos ansatte og innleide. Det rettslige grunnlaget for denne behandlingen er vår berettigede interesse i å drifte systemene våre på en god måte.
Videre behandler vi personopplysninger om kontaktpersoner hos leverandører for å opprettholde kontakt med disse. Personopplysningene som samles inn er navn og kontaktinformasjon, stilling og arbeidsgiver til vår kontaktperson. Det rettslige grunnlaget for denne behandlingen er vår berettigede interesse i å ivareta den daglige driften av vår virksomhet.
Vi behandler personopplysninger om interessenter og potensielle leietakere i forbindelse med vurdering av om det skal inngås leiekontrakt. Personopplysningene som samles inn er blant annet navn, kontaktinformasjonen og annen informasjon som er aktuelle for leieforholdet, herunder opplysninger om referanser, inntekt, husdyr, mv. Det rettslige grunnlaget for denne behandlingen er at det er nødvendig for å senere kunne inngå en avtale med den registrerte.
I noen tilfeller kan det være nødvendig å innhente en kredittsjekk av aktuelle kandidater. Dette gjør vi kun dersom vi anser det som nødvendig og vi avklarer alltid dette med kandidaten på forhånd. Ved innhenting av kredittsjekk behandler vi personopplysninger som navn, kontaktinformasjon, personnummer, kredittscore, inntekt, betalingsanmerkninger og heftelser. Det rettslige grunnlaget for denne behandlingen er at det er nødvendig for å kunne inngå en avtale med kandidaten.
Vi behandler også personopplysninger om private leietakere i forbindelse med inngåelse, administrering og avslutning av leieforhold. Personopplysningene som behandles er blant annet navn, personnummer, kontaktinformasjon, leieavtale, garantibevis, lønnsslipp, korrespondanse med leietaker, depositumsavtale, kontonummer, naboklager, betalingshistorikk, befaringsprotokoller, dokumentasjon til/fra namsmannen og oppsigelser. Det rettslige grunnlaget for denne behandlingen er at det er nødvendig for å oppfylle avtalen med den registrerte eller fordi det er i vår berettigede interesse å administrere våre leieforhold.
Vi behandler også personopplysninger om private leietakere i forbindelse med utsteding av referanse til ny utleier og oppfølging av eventuelle tvistesaker.
Vi samler inn personopplysninger om fysiske personer som bruker eiendommene (ansatte, leietakere, deres besøk, postbud etc.) i forbindelse med sikring av bygg og verdier. Personopplysningene som samles inn, er bilde- og videomateriale. Det rettslige grunnlaget for denne behandlingen er oppfyllelse av avtale med den registrerte, samt Bjerke Eiendoms berettigede interesse i å sikre eiendommer og verdier.
Vi kan behandle personopplysninger for markedsføringsformål i forbindelse med annonsering av våre tjenester på sosiale medier som Facebook, LinkedIN og Instagram. Annonsering på sosiale medier kan innebære at leverandøren av det sosiale mediet behandler personopplysninger, og at Bjerke Eiendom og leverandøren er felles behandlingsansvarlige. Det kan også innebære at Bjerke Eiendom ikke alltid vil ha tilgang til personopplysningene som behandles. Hvilke personopplysninger som behandles, og fordelingen av ansvar mellom partene, fremgår på leverandøren av det sosiale mediets nettside. Det rettslige grunnlaget for dette er vår berettigede interesse i å markedsføre våre tjenester.
For å være enkelt tilgjengelig for interessenter og kontaktpersoner har vi lagt ut navn, kontaktinformasjon og bilder av våre ansatte på nettsidene. Det rettslige grunnlaget for denne behandlingen av personopplysninger er samtykke.
Hvor lenge lagrer vi personopplysningene dine?
Bjerke Eiendom lagrer dine personopplysninger kun så lenge det er nødvendig for å oppfylle formålet personopplysningene ble samlet inn for, eller for å oppfylle lovpålagte plikter vi har.
Bjerke Eiendom har vurdert det slik at vi har en berettiget interesse i å beholde ansettelsesavtaler og våre ansattes lønnshistorikk ut bedriftens levetid. Andre opplysninger om våre ansatte slettes ved opphør av arbeidsforholdet, med mindre vi har en rettslig forpliktelse til å beholde personopplysningene.
Personopplysninger om interessenter og potensielle leietakere som vi ikke inngår avtale med, slettes så fort kandidatene ikke lenger er aktuelle. Personopplysninger om leietakere slettes senest fem år etter opphør av leieforholdet, med mindre vi har en rettslig forpliktelse i å beholde personopplysningene.
Opptak fra videoovervåkning overskrives etter 10 dager.
Videre vil vi slette personopplysninger om deg dersom du ber oss om det, med mindre vi har et rettslig grunnlag eller en lovpålagt plikt til å oppbevare personopplysningene videre.
Får andre tilgang til dine personopplysninger?
Ved inngåelse av avtaler med leietakere, vil Bjerke Eiendom dele personopplysninger med en bank for å opprette en depositumskonto. Videre vil vi dele dine personopplysninger med offentlige myndigheter i den utstrekning det er nødvendig for å oppfylle våre rettslige forpliktelser.
Utover dette vil vi ikke dele dine personopplysninger med andre virksomheter, med mindre du samtykker til dette.
Bruk av databehandlere
Bjerke Eiendom inngår databehandleravtale med alle virksomheter som behandler personopplysninger på vegne av oss. Våre databehandlere kan ikke behandle dine personopplysninger på annen måte enn slik som er avtalt med oss og beskrevet i denne personvernerklæringen.
Hvor lagres dine personopplysninger?
Personopplysninger som behandles av Bjerke Eiendom lagres på servere i Norge og Europa. Vi lagrer ikke personopplysninger i land utenfor EU/EØS.
Informasjonssikkerhet
Vi tar informasjonssikkerhet på alvor og har etablert egnede sikkerhetstiltak for å beskytte dine personopplysningers konfidensialitet, integritet og tilgjengelighet. Tilgangen til dine personopplysninger er begrenset til ansatte som har et tjenstlig behov for slik tilgang. Vi vil gi opplæring til ansatte og tredjeparter for å fremme bevissthet om våre rutiner for personvern.
Dine rettigheter
Bjerke Eiendom skal legge til rette for at den det behandles personopplysninger om kan utøve sine rettigheter i henhold til personvernforordningen. Du har rett til innsyn, retting og sletting av personopplysninger, samt informasjon om hvordan personopplysningene dine behandles. Videre har du på visse vilkår rett til begrensning av behandlingen og til å protestere mot at personopplysningene dine behandles. I tillegg har du rett til dataportabilitet.
Du kan til enhver tid trekke tilbake eventuelle samtykker til behandling av dine personopplysninger, med den følge at Bjerke Eiendom må slette personopplysninger som blir behandlet basert på samtykket.
Du har rett til ikke å være gjenstand for en avgjørelse som utelukkende er basert på automatisert behandling som har rettsvirkning for, eller på tilsvarende måte i betydelig grad, påvirker deg.
Spørsmål, innsigelser eller anmodninger om innsyn i opplysninger som er registrert om deg kan rettes til post@bjerke-eiendom.no, tlf: 22 00 45 80 eller eventuelt per post til:
Bjerke Eiendom AS
Karl Johans Gate 37B
0162 OSLO
Dersom du mener at vi behandler personopplysninger i strid med personvernregelverket, kan du rette en klage til Datatilsynet (post@datatilsynet.no).
Endringer
Dersom vi foretar endringer i denne personvernerklæringen, vil endringene bli publisert på denne nettsiden 14 dager før de iverksettes.